一、申报范围

在华举办国际学术会议，指由我校主办或承办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港澳台）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等，此类型国际会议须报国际交流与合作处（港澳台办公室），并由上级主管部门审批。

在华举办双边会议，指由我校主办或承办的、在我国境内（不含港澳台地区）举办的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等，与会者为中方和外方2个国家和地区（不含港澳台）。此类型双边会议须报国际交流与合作处（港澳台办公室），由国际交流与合作处（港澳台办公室）请示学校主管外事校领导意见后，根据外事政策由上级主管部门审批或备案。

二、会议类别

1. 重大国际会议：重要国际组织参与或支持的会议；涉及重大敏感问题的国际会议；邀请外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、前政府首脑出席和国内外有重要影响人士参加的高级别国际会议；外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议。

2. 一般性国际会议：外宾人数在100人以下或会议总人数400人以下的一般性国际会议;外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议。

三、申报流程

1. 预申报

各单位应制定会议类外事活动工作计划，于每年年底前将下一年度会议类外事活动工作计划报送国际交流与合作处（港澳台办公室）备案，由国际交流与合作处（港澳台办公室）报上级主管部门预审。

2.正式申报

（1）在我校举办的一般性国际会议，主办或承办单位原则上需提前3个月申报；在我校举办的重大国际会议，主办或承办单位原则上需提前6个月申报。

（2）申报单位须提交以下申请材料至国际交流与合作处（港澳台办公室）：

- 《北京工商大学涉外活动审批表（含承诺书）》；

- 《涉外活动拟参加人员信息表-国（境）内》、《涉外活动拟参加人员信息表-国（境）外》；

- 《在华举办国际会议申报表一、二》（国际会议提供）；

- 会议通过学院党政联席会的会议纪要；

- 会议日程安排：内容包括但不限于会议时间、地点、具体议题等；

- 举办会议的必要性说明：内容包括但不限于预期成果、已具备条件、产生的经济和社会效益；

- 会议安全应急方案，如有涉台或其他敏感问题，需提供对策工作预案；

- 宣传方案；

- 会议经费来源及经费预算（如申请财政拨款，请提供详细经费预算表及财政局批复）；

- 会议相关背景材料；

- 拟参会国（境）外人员简历：内容包括但不限于姓名、国际、工作单位、职称等；

- 外方发言提纲（若有）；

- 其他需要特别说明的情况；

（3）国际交流与合作处（港澳台办公室）审核申报单位提交的申请材料。审核通过后，报主管校领导审批；

（4）经主管校领导批准后，由国际交流与合作处（港澳台办公室）报送上级主管部门审批、备案。

3. 会议筹备

（1）有关单位在对外申办或举办过程中不得作出超出授权范围的承诺或承担额外的义务，不得随意改变会议性质、规模、规格或额外成立机构、签订协议、安排调研、承诺下次会议等；

（2）未经批准或授权，主办单位不得对外发出正式邀请或作出承诺；

（3）如需为参会外籍代表发放访问签证邀请函，建议会议负责人在会议召开前至少一个月向国际交流与合作处（港澳台办公室）提交申请。

4.  会议总结

会议结束后，双边会议举办单位需在5日之内将书面总结交至国际交流与合作处（港澳台办公室），国际会议举办单位需在20日之内将书面总结交至国际交流与合作处（港澳台办公室），总结内容应包括：

（1）会议名称、时间、地点、主题、主办单位，与会中、外宾实到人数（港澳台学者单列），收到中、外论文数量；

（2）会议学术水平的评价；

（3）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；

（4）概括性且有意义的收获和成果以及存在的问题和建议；

（5）篇幅以3000-8000字为宜，可附少量图表，应尽可能将其中的外文译成中文。

四、相关制度

《北京工商大学外事活动管理规定（试行）》（北工商党发〔2021〕64号）

《北京工商大学外事活动经费管理办法》（北工商校发〔2021〕35号）

五、注意事项

1.参加我方或外方举办的线上国际会议，应按照线下举办相关活动的政策规定，严格执行请示报告制度，事先履行报批程序。未经批准，不得擅自参加或举办此类活动。

2. 利用线上方式开展双多边会见、会谈等外事活动，按照线下举办相关活动的程序报批。

3. 根据上级有关文件精神，在华举办国际会议实行上报审批制度，学校和单位不得自行审批国际会议。在获得上级部门正式会议批复前，任何单位和个人不得对外承诺举办会议、发布正式的会议通知或邀请。

4. 凡我校各单位，在申请以我校名义举办的国际学术会议时应首先明确我校为会议的主办者或承办者。由其它单位主办、拟由我校承办的国际学术会议在申报时须提供主办方的委托函或任务批件。

5.不得为提高会议规格，随意使用“高峰论坛”、“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”、“第一届”等称谓。从严限制国际会议形成固定年会或例会的机制。

6.原则上不邀请外国政要、前政要及外国驻华使（领）馆人员参加在华举办的国际会议；如确有必要邀请外国驻华使节、外国副部级以上政要、前政要出席的，须报外交部备案或报国务院审批。对于外方主办，我方承办或我与外方合办的国际会议，必须坚持以我为主、为我所用。

7.会期和会议地点应避免与国家举办的重大国际性活动冲突。

8.国际会议的举办和经费使用需严格按照《财政部关于印发<在华举办国际会议经费管理办法>的通知》（财行[2015]317号）执行。