一、工作内容

因公临时赴港澳、赴台执行公务，指学校在编教职工因工作需要或以学校教职工身份，利用工作时间、使用国家或学校经费，持因公赴港澳通行证及赴台通行证执行公务活动。

因公临时赴港澳、赴台执行公务的主要内容包括：因公临时赴港澳、赴台执行交流访问、项目洽谈、签署协议、国际会议、访学、科学研究、讲学、培训、进修、参展或办展、参加会议及其他公派出访任务等。

港澳台办公室是因公临时赴港澳、赴台事务的归口管理部门，负责制定因公临时赴港澳、赴台管理和服务制度，并为出访人员办理出访手续。

二、办理时间

全年(因审批时限等因素，原则上法定节假日及暑期不予受理)

三、工作流程

1.各学院和部门每年向港澳台办公室报送下一年度的因公临时赴港澳、赴台计划，包括出访团组的名称、目的地、人数、出访天数、交流内容等信息。

2.港澳台办公室根据上级主管部门的要求对各单位申报计划进行汇总、审核，并将申报计划提交至学校办公会审批。学校按照北京市有关要求执行计划总量。

3.学校审批通过后，由港澳台办公室将全年出访计划上报至上级主管部门，待上级主管部门审批通过后，按照出访计划开展因公出访任务。

四、因公临时赴港澳、赴台手续的办理程序

（一）准备申请材料

1.因公临时赴港澳、赴台人员将书面申请和填写完毕的《北京工商大学因公出国赴港澳台审批表》（以下简称“审批表”）上报至所在单位，并由单位领导批准、签字、盖章。

2.因公临时临时赴港澳、赴台人员将经所在单位负责人签章的《审批表》上报学校相关处室部签署意见、盖章，并将填写完毕的《因公临时出国任务和预算审批意见表》（以下简称“预算表”）上报学校计划财务处签署意见、盖章，安排好出访期间的教学任务、办理请假等相关手续。

3.因公临时临时赴港澳、赴台人员将申报材料报学校港澳台办公室。申报材料应包括《审批表》、《预算表》、邀请信和出访日程表（原件、复印件及中译文）、出访须知、必要性说明及其他相关材料。

（二）申请受理

1.执行因公临时赴港澳、赴台任务的教职工需至少提前45个工作日，向学校港澳台办公室提出申请并提交齐全的申报材料，个别国家或地区的申报时限视具体情况而定。学校不予受理申报时限不足的出访团组或个人的境申请。

2.港澳台办公室审核申请团组的申报材料，确认申请团组材料无误后，按照计划序列上报外事系统生成《任务审批表》并签署意见。

3.港澳台办公室将申请团组的申报材料上报主管外事校领导审批。中层以上人员出境需获得主管校长批准，中层及以上领导需报学校办公会和党委常委会审核通过后，方可办理出境手续。

4.港澳台办公室将申请团组出访信息于学校官方网站上公示7天。

5.学校人事处审核《任务申报表》、《审批表》和《预算表》，对出访团组人员进行政审，并出具《北京市因公临时出国（赴港澳）人员备案表》或《北京市因公临时赴台人员备案表》（以下简称“备案表”）。

（三）审批程序

1.因公赴港澳审批程序

因公临时赴港澳团组通过学校审核后，由港澳台办公室将下列材料报北京市人民政府外事办公室审核：

（1）《任务申报表》；

（2）《出访日程》中英文（团长签字）；

（3）邀请方提供的邀请函（中英文），双跨团组提供征函、任务通知书、任务批件；

（4）《预算表》；

（5）《备案表》；

（6）《出访须知》（团长签字）；

（7）出访人员身份证复印件；

（8）《同步办理护照事项表》（如需办理因公护照）；

（9）出访人员户口本首页复印件（如需办理因公护照）；

（10）其他任务审核需要的材料；

北京市人民政府外事办公室为审核通过的团组发放因公出国赴港澳任务批件后，学校港澳台办公室将协助出访人员办理签证、通行证等相关手续。

2.因公临时赴台湾地区审批程序

因公临时赴台湾出访提交申请前，需向台湾地区邀请方索要赴台邀请函、赴台人员名单表、赴台行程表及上级主管部门要求的其他办理手续所需材料，经港澳台办公室报北京市人民政府台湾事务办公室审批。

北京市人民政府台湾事务办公室为审批通过的团组发放赴台批件后，学校港澳台办公室将协助出访人员办理赴台通行证等相关手续。

（四）证照办理

1.因公赴港澳团组证照办理

根据北京市人民政府外事办公室相关业务程序，港澳台办公室将协助出访人员办理港澳通行证。出访人员须随港澳台办公室外事专办员前往北京市政府外事办公室大厅拍照、录入个人信息并缴纳费用。任务批件下发后，港澳台办公室将协助出访申请团组办理签注手续。

2.台湾通行证办理

办理赴台通行证需出访人员携带赴台批件、身份证及其他北京市人民政府台湾事务办公室要求提供的材料，前往北京市公安局出入境管理总队办理。

（五）因公换汇手续

申请出访团组取得批件、通行证、签注，港澳台办公室将为其办理因公换汇手续。

港澳台办公室将团组相关信息及预算开支录入北京市财政局系统，北京市财政局审核通过后，由学校计划财务处出具《临时出国团组外汇开支预算、用汇核销表》（以下简称“用汇单”）。北京市财政局在《用汇单》上加盖公章后，出访团组需前往学校计划财务处领取支票，并凭《用汇单》、《批件》、《预算表》前往指定银行换取外汇。

（六）出访任务结束

出访团组回国后，出访人员需在一个月之内提交出访总结，并于7日之内应将因公证照交还港澳台办公室。港澳台办公室在学校网站上对实际出访行程安排和出访成果等信息进行7天公示。

五.执行因公临时出国（境）任务的要求

1.教职工不得持因私证照执行因公出）任务。

2.除访学、培训等中长期出访团组外，原则上因公临时赴港澳、赴台团组出访1地区不得超过5天，出访2地区不得超过8天，出访3地区不得超过10天。

3.因公出访团组实行团长负责制，出访团组全员在出访前，必须前往港澳台办公室召开行前教育，了解出访期间各项规定和注意事项，在出访期间严格遵守各项管理规定。

4.出访目的地、日程、出入境时间须严格按照北京市政府外事办公室批准的行程执行，不得擅自更改。若遇到不可抗因素（如飞机晚点及其他突发状况）导致的行程变化，必须第一时间上报港澳台办公室并提交相关证明材料（如航班变更信息、登机牌等）。

5.在职教职工如需再次执行因公临时出境任务，须按以上规定重新办理有关手续。

6 因公出访团组在境外遇到突发状况，须本着“先口头、再书面”的原则，第一时间向学校港澳台办公室及相关部门报告并寻求帮助。

六.证照管理

港澳台办公室是因公赴港澳通行证、赴台通行证证照的管理部门，负责因公出访人员港澳通行证、台湾通行证的统一管理。出访人员如需借用证照，需在港澳台办公室登记备案，并注明出借原因。执行因公出访任务的人员在任务结束回国后7日之内应将证照交还港澳台办公室。

七.线上会议

教职工参加境外线上会议需提前至少10个工作日，提交审批表和国际/港澳台会议报备表，报至港澳台办公室进行审批。待学校审批通过后方可参加线上会议。

八.相关制度

《北京工商大学因公临时出国（境）管理办法》的通知（北工商校发〔2015〕64号）

《北京工商大学师生团组赴台交流交换管理规定（试行）》（北工商校发〔2017〕49号）

北京工商大学因公临时出国（境）经费管理办法》的通知(北工商校发〔2021〕34号)