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因公出入境流程

因公出入境流程

一、工作流程

因公出国(境)执行公务,指学校在编教职工因工作需要或以学校教职工身份,利用工作时间、使用国家或学校经费,持因公证照执行公务活动。

因公临时出国(境)执行公务的主要内容包括:因公临时出国(境)执行交流访问、项目洽谈、签署协议、国际会议、访学、科学研究、讲学、培训、进修、参展或办展、参加会议及其他公派出访任务等。

国际交流与合作处(港澳台办公室)是因公临时出国(境)事务的归口管理部门,负责制定因公临时出国(境)管理和服务制度,并为出访人员办理出访手续。

二、办理时间

全年(因审批时限等因素,原则上法定节假日及暑期不予受理)

三、工作流程

1.各学院和部门每年向国际处(港澳台办公室)报送下一年度的因公临时出国、赴港澳及赴台计划,包括出访团组的名称、目的地、人数、出访天数、交流内容等信息。

2.国际处(港澳台办公室)根据上级主管部门的要求对各单位申报计划进行汇总、审核,并将申报计划提交至学校办公会审批。学校按照北京市有关要求执行计划总量。

3.学校审批通过后,由国际处(港澳台办公室)将全年出访计划上报至上级主管部门,待上级主管部门审批通过后,按照出访计划开展因公出访任务。

四、因公临时出国(境)手续的办理程序

(一)准备申请材料

1.因公临时出国(境)人员确定出访任务后,将书面申请和填写完毕的《北京工商大学因公出国赴港澳台审批表》(以下简称“审批表”)上报至所在单位,并由单位领导批准、签字、盖章。

2.因公临时出国人员将经所在单位负责人签章的《审批表》上报学校相关处室部签署意见、盖章,并将填写完毕的《因公临时出国任务和预算审批意见表》(以下简称“预算表”)上报学校计划财务处签署意见、盖章,安排好出访期间的教学任务、办理请假等相关手续。

3.因公临时出国人员将申报材料报学校国际处(港澳台办公室)。申报材料包括:

(1)《审批表》;

(2)邀请方提供的邀请函(中英文),须包含被邀请方姓名、出生日期、单位、职务、职称等个人信息以及邀请方地址、电话、姓名及签章等。双跨团组提供征函、任务通知书、任务批件;

(3)《预算表》;

(4)《出访日程》(团长签字);

(5)《出访须知》(团长签字);

(6)《备案表》;

(7)出访人员身份证正反面单独扫描件;

(8)会议论文收录证明、作报告证明或必要性说明等其他任务审核需要的材料;

相关表格可在国际处(港澳台办公室)网站-出国出境-相关下载中查看。

(二)申请受理

1.执行因公临时出国赴港澳任务的教职工需至少提前45个工作日,向学校国际处(港澳台办公室)提出申请并提交齐全的申报材料,个别国家或地区的申报时限视具体情况而定。学校不予受理申报时限不足的出访团组申请。

2.学校国际处(港澳台办公室)审核申请团组的申报材料,确认申请团组材料无误后,按照计划序列上报外事系统生成《任务申报书》。

3.学校国际处(港澳台办公室)将申请团组的申报材料上报主管外事校领导审批。中层以上人员出国需获得主管校长批准,中层及以上领导根据出访任务及团组人数报学校办公会和党委常委会审核通过后,方可办理出国赴港澳手续。

4.学校国际处(港澳台办公室)将申请团组出访信息于学校官方网站上公示5个工作日。

5.学校人事处审核《任务申报表》、《审批表》和《预算表》,对出访团组人员进行政审。请团组成员提前将个人《北京市因公临时出国(赴港澳)人员备案表》电子版直接发至人事处邮箱:lihaozhe@btbu.edu.cn。人事处政审结束后,将出具正式《北京市因公临时出国(赴港澳)人员备案表》。

(三)审批程序

1.因公出国、赴港澳审批程序

(1)因公临时出国和赴港澳团组通过学校审核后,由国际交流与合作处(港澳台办公室)将申请材料报北京市人民政府外事办公室审核。

(2)北京市人民政府外事办公室为审核通过的团组发放因公出国赴港澳任务批件后,学校国际处(港澳台办公室)将协助出访人员办理签证、通行证等相关手续。

(四)证照办理

因公出国团组证照办理

根据北京市人民政府外事办公室相关业务程序,待出访任务上报北京市人民政府外事办公室后,出访人员可前往北京市政府外事办公室大厅自助进行护照信息采集。待任务批件下发后,国际交流与合作处将协助出访申请团组办理签证、签注手续。

(五)因公换汇手续

申请出访团组取得批件、签证后,国际交流与合作处将为其办理因公换汇手续。

国际交流与合作处将团组相关信息及预算开支录入北京市财政局系统,北京市财政局审核通过后,由学校计划财务处出具《临时出国团组外汇开支预算、用汇核销表》(以下简称“用汇单”)。北京市财政局在《用汇单》上加盖公章后,出访团组需前往学校计划财务处领取支票,并凭《用汇单》、《批件》、《预算表》前往指定银行换取外汇。

(六)出访任务结束

出访团组回国后,出访人员需在一个月之内提交出访总结,并于7日之内应将因公证照交还国际交流与合作处。国际交流与合作处在学校网站上对实际出访行程安排和出访成果等信息进行7天公示。

五.执行因公临时出国(境)任务的要求

1.教职工不得持因私证照执行因公出国任务。

2.除访学、培训等中长期出访团组外,原则上因公临时出国团组出访1国(地区)不得超过5天,出访2国(地区)不得超过8天,出访3国(地区)不得超过10天。

3.因公出访团组实行团长负责制,出访团组全员在出访前,必须前往国际交流与合作处召开行前教育,了解出访期间各项规定和注意事项,在出访期间严格遵守各项管理规定。

4.出访目的地、日程、出入境时间须严格按照北京市政府外事办公室批准的行程执行,不得擅自更改。若遇到不可抗因素(如飞机晚点及其他突发状况)导致的行程变化,必须第一时间上报国际交流与合作处并提交相关证明材料(如航班变更信息、登机牌等)。

5.在职教职工如需再次执行因公临时出国任务,须按以上规定重新办理有关手续。

6 因公出访团组在境外遇到突发状况,须本着“先口头、再书面”的原则,第一时间向学校国际交流与合作处及出访地的中国使领馆报告并寻求帮助。

六.证照管理

国际处(港澳台办公室)是因公临时出国证照的管理部门,负责因公出访人员护因公证照的统一管理。出访人员如需借用证照,需在国际处(港澳台办公室)登记备案,并注明出借原因。执行因公出访任务的人员在任务结束回国后7日之内应将证照交还国际处(港澳台办公室)。

七.线上会议

教职工参加外方举办的线上会议需提前至少10个工作日,提交审批表和国际/港澳台会议报备表,报至国际交流与合作处进行审批。待学校审批通过后方可参加线上会议。


八.相关制度

《北京工商大学因公临时出国(境)管理办法》的通知(北工商校发〔2015〕64号)

《北京工商大学教学科研人员因公临时出国管理实施细则》(北工商校发〔2016〕79 号)

《北京工商大学因公临时出国(境)经费管理办法》的通知(北工商校发〔2021〕34号)